Project omschrijving

Klantcase Coverplan

Totaalonderhoud & Schadeherstel
Coverplan

“Het hele systeem is op ons gebouwd”

Het was bijna meer werk dan het werk zelf: de hele papierwinkel eromheen. Een schilderklus op locatie ging gepaard met het invullen van veel gegevens: van benodigd materiaal tot gewerkte uren. Alles werd met pen en papier genoteerd. Het personeel van Coverplan had er de handen vol aan.

Coverplan is al ruim 12 jaar actief in de wereld van vastgoedonderhoud, renovatie en schadeherstel. Ze leveren vakwerk, waarbij duurzaamheid voorop staat. Wanneer er schade ontstaat, bijvoorbeeld door een brand, is Coverplan de partij die ter plaatse komt. Van het opnemen van de schade tot het herstellen ervan, alles wordt direct goed geregeld.

Voor alles een formuliertje
Coverplan is een schildersbedrijf, maar verzorgt daarnaast ook folieapplicatie. “We doen heel erg veel. Misschien wel eens teveel”, zo zegt Duncan Wijk (directeur Coverplan). Des te meer reden om eens kritisch te kijken naar de werkprocessen. Eén van de grootste vertragingen in het werk werd veroorzaakt door het vele papierwerk. Voor elke klus kregen de schilders van Coverplan meerdere formulieren mee. Wijk: “Ze moesten alles bijhouden: welke materialen ze gebruikten, gemaakte parkeerkosten, aantal werkuren, etc.… Dit alles moest op verschillende formulieren worden ingevuld.” Alsof dit nog niet genoeg was, moesten de schilders tevens meerdere foto’s aanleveren van de situatie en werkzaamheden. Alle formulieren en foto’s moesten uiteindelijk weer terechtkomen op kantoor. Dit hele pakket ging dan, na controle, samen met de factuur naar de opdrachtgever. Een heel traject waar veel tijd in ging zitten. “Wij hadden zoiets van: dit moet gewoon anders kunnen”, aldus Wijk.

Ontwikkelen bij ons op kantoor
Wijk: “Eerder dit jaar hebben we Arjan van 4PROCES benaderd voor een oplossing. We zochten een toepassing die ervoor kon zorgen dat al het papierwerk verleden tijd zou zijn.” Een uitdaging die Arjan uiteraard graag aanging. Binnen korte tijd zat er een ontwikkelaar van 4PROCES bij Coverplan op kantoor en konden ze samen aan de slag.

Er werd gestart met de formulieren voor een van de vaste opdrachtgevers van Coverplan. Al deze formulieren werden voorgelegd aan 4PROCES. Samen werd er vanuit deze basis gebouwd aan een nieuw digitaal systeem. Dat een medewerker van 4PROCES direct vanuit het kantoor van Coverplan werkte, werd door hen gezien als een groot voordeel. Wijk: “Het was heel prettig dat de ontwikkelaar bij ons op kantoor zat. We konden laten zien hoe wij te werk gaan en hij kon dat direct vertalen naar het nieuwe systeem. We hoefden niet eindeloos heen en weer te bellen, maar konden direct reageren en tussentijdse vorderingen gelijk zien.”

Eén druk op de knop
In een paar maanden tijd werd een goedwerkend systeem op poten gezet. De schilders van Coverplan nemen niet langer stapels papieren mee naar de klant, maar kunnen het nu af met een tablet. Alle formulieren zijn gedigitaliseerd en worden nu op de tablet ingevuld. Doordat er een logische volgorde zit in de in te vullen gegevens, kan er niets vergeten worden. Ook worden de benodigde foto’s (van voor, tijdens en na de werkzaamheden) met de tablet gemaakt. Waar dit voorheen met de eigen smartphone werd gedaan, en nog weleens werd vergeten, is dit op de tablet een verplichte stap in het proces. Vergeten is dan ook onmogelijk geworden. Het proces kan niet worden afgerond voor alle stappen zijn doorlopen.

Wanneer de werkzaamheden zijn afgerond kan de klant zijn handtekening zetten op de tablet. Alle informatie stroomt direct door naar het computersysteem op kantoor en met één druk op de knop is de factuur een feit.

Het systeem is gewoon goed
Procesoptimalisatie op maat; dat is wat 4PROCES heeft gerealiseerd voor Coverplan. Het hele systeem is gebouwd rondom de werkprocessen van het bedrijf. “Het hele programma is gespecificeerd op wat wij doen. Daardoor past het. Het hele systeem is gewoon goed”, aldus Wijk. Natuurlijk is er altijd ruimte voor verbetering. Zo is het nieuwe systeem gebouwd voor een specifieke opdrachtgever van Coverplan. Om het systeem in de toekomst ook voor andere opdrachtgevers te kunnen gebruiken zijn aanpassingen nodig. Zo zou er op termijn voor iedere opdrachtgever een eigen versie gecreëerd kunnen worden, met daarin de specifieke kenmerken van die opdrachtgever.

Even wennen
Een nieuw systeem is altijd even wennen. Vooral voor ‘de mannen op de werkvloer’ was het een hele omschakeling. Natuurlijk waren er hier en daar wat twijfels. Toch ging de acceptatie van het nieuwe systeem snel. Het bespaart de schilders inmiddels behoorlijk wat tijd en ze hoeven niet meer standaard naar kantoor te komen. “Iedereen vond het al snel super. Dat hadden we niet verwacht. Dat is mooi om te zien”, aldus Wijk.