Project omschrijving

Klantcase DBS2 Factoring

Financieel
DBS2 Factoring

“Wij hebben dankzij deze digitale oplossing meer structuur”

Een snelgroeiend bedrijf ziet ook zijn administratieve lasten groeien. Als snelgroeiende factoringmaatschappij had DBS2 Factoring al snel behoefte aan een andere aanpak op diverse gebieden, waaronder controletrajecten en contractbeheer.

In 2012 gingen Willem van der Marel en Jaap van Aalst van start met DBS2 Factoring. En hoe. In de afgelopen zeven jaar groeide het bedrijf in rap tempo en werd het een top 3-speler in de factoringmarkt. De omzet steeg (sinds de start) naar zo’n EUR 60 miljoen aan jaarlijkse transacties en inmiddels neemt het bedrijf dagelijks van zo’n 500 klanten de facturen over. De klanten van DBS2 krijgen nog dezelfde werkdag het factuurbedrag op hun rekening. Het debiteurenbeheer, en daarmee de betalingsrisico’s, neemt DBS2 volledig van de klant over. Dit alles met één doel: het ontzorgen van de klant.

Een digitale oplossing voor controles

Het overnemen van betalingsrisico’s en debiteurenbeheer gaat natuurlijk niet over één nacht ijs. “Dagelijks stellen we vele contracten op. Hier gaat altijd een uitgebreide controle van de debiteuren aan vooraf. Maar met het groeiende aantal klanten werd het steeds lastiger om na te gaan of een controle op alle punten optimaal was uitgevoerd. Het overzicht houden bleek steeds lastiger”, zo vertelt Martien van Aalst, teamleider bij DBS2 Factoring. Om het overzicht weer terug te krijgen ging DBS2 Factoring op zoek naar een digitale oplossing voor het uitvoeren van de controles. Een oplossing die gevonden werd bij 4PROCES.

Een passende maatwerkoplossing

Van Aalst: “We vroegen 4PROCES een maatwerkoplossing te maken waarmee onze controles bij het uitgeven van overeenkomsten verbeterd zou worden.” DBS2 Factoring had behoefte aan een oplossing die het uitgeven van overeenkomsten zou vereenvoudigen. Van Aalst: “De standaard factoringovereenkomsten zijn over het algemeen niet voldoende. Eén klant kan soms wel 100 debiteuren hebben en ontvangt daardoor (naast het bestaande contract) vele toevoegingen ter ondertekening. Omdat alle debiteuren goed gescreend worden voordat deze zogenaamde addenda kunnen worden uitgegeven, kost dit proces veel tijd.” Er werd dan ook gekeken naar een toevoeging in het systeem dat ondersteuning kon bieden bij – met name – het screenen van de debiteuren.

Wennen aan verandering

4PROCES ontwikkelde in nauw overleg met DBS2 een softwaretoepassing op maat, die het screenen van debiteuren in de toekomst eenvoudiger zou moeten maken. En met succes. Wat ooit een tijdrovende klus was, loopt inmiddels soepel en gestructureerd. Dankzij het stapsgewijs invoeren van de nieuwe systemen was het voor de medewerkers van DBS2 makkelijk om aan de veranderingen te wennen. “De implementatie verliep in grote lijnen goed. Een klein dingetje houd je altijd, maar het gewenste resultaat is wat ons betreft wel behaald”, zo vertelt Van Aalst.

Structuur dankzij maatwerk

Dankzij de maatwerkoplossing die 4PROCES voor ons gecreëerd heeft, hebben we nu meer structuur en worden controles zonder enige twijfel volledig en naar tevredenheid uitgevoerd“, zo voegt Van Aalst toe. “Het levert zichtbaar meer efficiëntie op en het risico op faalkosten wordt aanzienlijk verkleind. Een mooie stap.”

Blik op de toekomst

De eerste samenwerking met 4PROCES smaakt naar meer. Van Aalst: “We hebben bij 4PROCES inmiddels een volgende wens neergelegd: een maatwerk klantportaal. Een systeem om onze klanten in de toekomst inzicht te kunnen bieden in de totale situatie. Zo optimaliseren we onze dienstverlening naar de klant toe nog verder.”