Project omschrijving

Klantcase Tonic Logistics

Transport en Logistiek
Tonic Logistics BV

“Wensen en kleine problemen werden binnen een dag, uur of zelfs minuten opgelost”

De welbekende Excellijsten. Ook bij Tonic Logistics werden ze voor van alles ingezet. Of het nu ging om het inplannen van ritten of de laad- en losorders. Het systeem werkte, maar daar was dan ook alles mee gezegd. Echt optimaal was het niet en recent gingen ze dan ook op zoek naar een oplossing. Extra mankracht aannemen of werken aan het digitaal optimaliseren van het bedrijfsproces?

Tonic Logistics BV is een bevrachtingskantoor gevestigd in Hoofddorp. Voor haar klanten verzorgt Tonic vrachten van Nederland naar Spanje (en vice versa). Hierbij gaat het voornamelijk om transporten van bloemen, planten, groente en fruit. Hiervoor heeft het bedrijf twee personen in dienst. Verder huren zij capaciteit (lees: vrachtwagens) in. Hiervoor werkt Tonic Logistics al vele jaren naar grote tevredenheid met een aantal vaste vervoerders.

Extra personeel versus software op maat
“Wij organiseren vervoer van verschillende soorten vracht. Hier komen diverse soorten fust bij van pas; bijvoorbeeld Deense karren. Het gebruik van zo’n fust verwerken wij in een Excelbestand. In ditzelfde bestand houden we bij waar er geladen en gelost moet worden. Het verwerken van deze gegevens werd steeds gecompliceerder. Voor we het wisten liepen we achter de feiten aan, vertelt Dahlia Feenstra, verantwoordelijk voor de financiële administratie en fustadministratie. De kosten begonnen op te lopen en tegelijkertijd zagen ze bij Tonic Logistics het werk oplopen. Er moest dan ook een keuze gemaakt worden: gingen ze op zoek naar extra personeel of naar een partij die het bedrijfsproces kon vereenvoudigen met een op maat gemaakte softwareapplicatie?

Er werd georiënteerd op optie twee; een softwaretoepassing. De vraag kwam bij 4PROCES op het bureau te liggen. Feenstra: “We wilden weten of 4PROCES een toepassing kon ontwikkelen, waarmee we onze fustadministratie konden vereenvoudigen. Maar niet alleen dat. We zochten tevens naar een CRM-oplossing op maat. Een CRM waarin alle relaties geadministreerd kunnen worden, zodat het gehele orderproces beter verloopt.”

Procesoptimalisatie in korte tijd
Het was al snel duidelijk dat 4PROCES kon voldoen aan de vraag van Tonic Logistics. En dus werd direct gestart met het bouwen en invoeren van een nieuwe gedigitaliseerde fustadministratie. 4PROCES ontwikkelde samen met Tonic Logistics een toepassing waarin, naast de fustadministratie, ook de orders, ritten, laad- en losorders kunnen worden bijgehouden. Tevens werd een facturatiesysteem ontwikkeld, dat gekoppeld werd aan de bestaande financiële administratie (e-Boekhouden.nl). Met één druk op de knop kan een factuur gemaakt worden van een rit met verschillend orders. Via een zogenaamde API-koppeling wordt de factuur aangeboden aan het boekhoudprogramma e-Boekhouden (zodat deze verwerkt kan worden in de administratie). Mutaties worden op deze manier direct verwerkt in de financiële administratie. Zo werd een groot deel van het bedrijfsproces in korte tijd geoptimaliseerd.

Feenstra: De implementatie van de nieuw gebouwde toepassing is soepel verlopen en alles wat wij wensten is gebouwd. De communicatie met 4PROCES verliep snel en simpel. Er werd meteen geschakeld als we een vraag hadden of wanneer we een nieuwe wens voorlegden. Wensen en kleine problemen werden binnen een dag, uur of zelfs minuten opgelost. Zo konden wij snel met onze applicatie aan de slag.

Een enorme efficiëntieslag
Tonic Logistics is dankzij de nieuwe softwaretoepassing van 4PROCES in staat om snel verschillende orders in te plannen bij een rit. Maar ook kunnen zij direct inzien of een vrachtwagen volledig gevuld is. Dankzij de fustadministratie zijn ze daarnaast in staat om bij te houden op welke locatie hun karren zich bevinden. “We hebben een enorme efficiëntieslag gemaakt. Alles is in no time ingevuld. We vinden het knap dat 4PROCES zich in korte tijd in ons bedrijf heeft ingeleefd en snel doorzag wat ons werk inhoudt. Mede daardoor hebben ze een geweldig systeem voor ons kunnen bouwen en opgeleverd! Dit alles door goed te luisteren en over onze schouders mee te kijken. Wij zijn zelf behoorlijk hectisch, maar toch hadden ze het geduld“, zo zegt Feenstra.

Ook prijstechnisch bleek een op maat gemaakt systeem een uitkomst. Feenstra: Bestaande systemen worden verkocht tegen torenhoge bedragen. Voor een klein bedrijf als Tonic Logistics bijna onbetaalbaar. 4PROCES ontwikkelt stapsgewijs, waardoor we precies datgene kregen wat we nodig hebben en ook nog tegen een goede prijs.