Project Description

BK Ingenieurs

Advies- en Ingenieursdiensten
BK Ingenieurs

Gegevens worden overal opgeslagen en zijn moeilijk terug te vinden. Medewerkers verspillen belangrijke tijd met het zoeken en verzamelen van deze gegevens. Daarom heeft BK ingenieurs gekozen voor 4PROCES. Door met hun consultants processen te vereenvoudigen, informatie sneller inzichtelijk te maken. Daarmee wordt er een verbetering van de tijdsindeling behaald. Door te kiezen voor de oplossing van 4PROCES is bij één van de afdelingen een besparing van 1 FTE op jaarbasis gerealiseerd. BK ingenieurs geeft daarom ook aan: “als je snel een proces wilt automatiseren: schakel 4PROCES in: “het kan!”

De Organisatie

Als allround advies- en ingenieursbureau is BK ingenieurs praktisch georganiseerd en strategisch inzetbaar. Zij bieden diensten aan op het gebied van bodem, asbest, vergunningenmanagement, civiele techniek, arbo, veiligheid, handhaving, omgevingsmanagement, geluid en trillingen, sportaccommodaties, et cetera. Daarnaast is BK in staat om projectmanagement te verzorgen, vastgoed te beheren en diverse opleidingen te verzorgen binnen het vakgebied.

Het Probleem

Bij de afdeling bodem werden verschillende projecten uitgevoerd gerelateerd aan bodemonderzoek en/of bodemsanering. Het proces van “offerte tot factuur” voor partijkeuringen was omslachtig en tijdrovend. Tijdens een partijkeuring werden er verschillende gegevens verzameld. Al deze gegevens werd samengebundeld in rapportages. Het verzamelen van de juiste gegevens hiervoor leverden de adviseurs en secretariaat veel extra werk op. Zij moesten de gegevens uit meerdere systemen en mappen verzamelen, gegevens dubbel invoeren en vervolgens de kwaliteitsrapportage ter goedkeuring naar de verantwoordelijke onderzoeker sturen. Dit proces was op verschillende onderdelen voor verbetering vatbaar.

De Vraag

“Binnen ons huidige ERP-systeem is het niet mogelijk om de koppeling te maken tussen verschillende gegevens”, geven systeembeheerder Chris van de Ven en directeur Ronald Kaasenbrood aan. “Maar hoe kunnen we nu voor onze afdeling Bodemonderzoek een efficiëntieslag behalen voor het generen van de kwaliteitsrapportages voor onze onderzoekers en een werkverlichting voor ons secretariaat?”

Het Oplossing

Door gegevens op één plek op te slaan en aan elkaar te koppelen is het maken van een kwaliteitsrapportage nu een stuk eenvoudiger geworden. Onderzoekers genereren nu zelf hun kwaliteitsrapportage en zijn niet meer afhankelijk van de tijd van het secretariaat. Door de koppeling van de gegevens hoeven gegevens niet meer dubbel worden opgevoerd.

De Implementatie

BK ingenieurs koos ervoor om samen met 4PROCES de ontwikkeling op te pakken. Zo worden interne medewerkers ook direct opgeleid en kunnen zij de eerste supportvragen oppakken. De regisseursstoel was in handen van 4PROCES. Continue werd de ontwikkeling en het voortgangsproces in de gaten gehouden. Door middel van workshops werden de processen besproken en zo konden verbeteringen direct in de nieuwe toepassing worden verwerkt.

De Verbetering

Door op een eenvoudige wijze gegevens beschikbaar te stellen voor de onderzoekers van de afdeling Bodemonderzoek wordt er een tijdbesparing behaald bij het genereren van de kwaliteitsrapportage. Ook is de kwaliteitsrapportage sneller beschikbaar, is de kwaliteit van de rapportages verder verbeterd, het secretariaat niet meer nodig in het proces en kunnen er door de tijdbesparing andere werkzaamheden worden opgepakt. Bij elkaar spaart de oplossing 1 fte uit.

Door het digitaliseren van het proces is er minder papierwerk wat de efficiency verbeterd. Ook de veldwerkers (buitendienst) registreren de onderzoeken voortaan digitaal en niet meer op papier. Hierdoor worden er geen gegevens meer vergeten en is alles makkelijk en eenvoudig op te voeren.