Project Description

Klantcase Computacenter

Europa’s voornaamste leverancier
van IT-infrastructuurdiensten
Computacenter

“We halen nu meer uit onze contracten”

Contracten. Als bedrijf kun je er niet omheen. En wanneer een bedrijf groeit, groeit ook het aantal contracten. Het overzicht houden kan op zo’n moment bijna een dagtaak worden. Ook Computacenter liep hier tegenaan. Samen met 4PROCES gingen zij op zoek naar een manier om meer structuur aan te brengen in het beheren van hun contracten.

Computacenter is Europa’s voornaamste leverancier van IT-infrastructuurdiensten aan organisaties die actief zijn in de dienstverlening en enterprise-, publieke en private sector. Zowel met leveranciers als klanten worden diverse contracten afgesloten. Het beheer van de grote hoeveelheid contracten was nog niet optimaal, zo vond Computacenter. Zo werd vastgesteld dat afspraken in de contracten niet altijd ten volle benut werden. Maar ook concludeerde Computacenter dat de contracten nog niet altijd op de juiste manier werden opgeslagen. Het was dan ook tijd om daar iets aan te doen.

Meer voordeel uit contractafspraken
Computacenter wilde meer voordeel halen uit contractafspraken met externe partijen door middel van beter contractbeheer. Tegelijkertijd werd er gezocht naar een mogelijkheid de contracten centraal op te slaan. Belangrijk daarbij: duidelijke interne afspraken omtrent contractbeheer en goed eigenaarschap van de contracten.

Een betaalbare oplossing voor contractmanagement
In 4PROCES vond Computacenter de juiste partner om hun problemen rondom contractbeheer op te pakken. Samen gingen ze aan de slag om een betaalbare oplossing te creëren voor het contractmanagement. Met behulp van het FileMaker-platform werd een applicatie ontwikkeld, geschikt voor iedere medewerker die zich bezighoudt met contracten. Voor contracteigenaren werden veel mogelijkheden toegevoegd, zodat zij de beschikbare contractinformatie optimaal kunnen gebruiken. Zo zijn er notificaties die doen herinneren aan het aflopen van termijnen en het maken van rapportages. Maar ook notificaties die informeren over andere methodes voor factureren en indexeren. Tevens werd een aantal specifieke afdelingen ingebouwd, waardoor vertrouwelijke contracten extra goed beschermd zijn. Overige afdelingen binnen de applicatie zijn openbaar en toegankelijk voor geselecteerde gebruikers. Als mooie extra kunnen contracten binnen de applicatie met elkaar gekoppeld worden. Zo kunnen belangrijke gegevens eenvoudig worden gedeeld.

Een overzichtelijke en simpele toepassing
“Samen met 4PROCES hebben we een goede tool ontwikkeld om onze contracten beter te kunnen managen. De voordelen van deze applicatie benutten we volop. Daarnaast hebben we onze extra wensen in overleg met 4PROCES vrij eenvoudig kunnen doorvoeren in de toepassing”, aldus José van Steijn, beheerder van de contractmanagement-toepassing. Er vonden diverse workshops plaats om alle informatie en het proces door te spreken. Van Steijn: “4PROCES heeft de informatie die wij graag wilden vastleggen ondergebracht in een handzame applicatie. Het is een overzichtelijke en simpele toepassing geworden. Wij werken nu niet alleen efficiënter, maar ook de bewakingsmogelijkheden zijn behoorlijk toegenomen. Hierdoor halen we meer uit onze contracten dan tot voor kort.”