Project Description

Klantcase Peugeot DAVO

Automobiel
Peugeot DAVO

“Het scheelt ons zeker 1 fte”

Een herkenbaar traject voor veel bedrijven: facturen komen binnen bij de administratie, waar ze handmatig gecontroleerd worden ter goedkeuring. Een klus die niet alleen papier, maar ook veel tijd kost. Een gevoelig proces, waarbij nog weleens een factuur over het hoofd kan worden gezien. Peugeot DAVO vond het tijd dit te veranderen en stapte over op een geautomatiseerde procesoplossing van 4PROCES.

DAVO Autobedrijven bestaat uit 14 bedrijven: 11 Peugeot-vestigingen, 1 Citroën-vestiging en 2 zusterbedrijven. De centrale administratie voor alle autobedrijven bevindt zich in Den Haag. De inkomende facturen werden vanaf de centrale administratie per post verstuurd naar de betreffende vestiging. Administrateur Wibo Drost: “We hielden het origineel op de centrale administratie en stuurden een kopie ervan naar de betreffende vestiging. Deze stuurde ons de kopie ondertekend terug. Bij het betalen van de factuur moesten we deze goedgekeurde en ondertekende kopie er weer bij zoeken. Dat kostte enorm veel papier, er ging veel tijd overheen en we hadden te maken met dubbele handelingen. Eén factuur ging meerdere keren door onze handen.”

Snel, betaalbaar en kwalitatief goed
Drost: “We zochten een snelle, betaalbare en kwalitatief goede oplossing, waarbij facturen digitaal geaccordeerd konden worden. We wilden dat de inkomende facturen niet meer van hand tot hand zouden gaan. Of erger nog, meerdere keren door dezelfde hand.” Ook waren voor Peugeot DAVO een goede vindbaarheid van de informatie en de veiligheid van de toepassing zeer belangrijk. “We willen niet dat iedereen inzage heeft in de inkomende facturen. Alleen personen die bevoegd zijn kunnen de facturen terugvinden”, aldus Drost.

Helemaal naar onze wens
De oplossing was snel gevonden bij 4PROCES, die een nieuwe software-toepassing voor Peugeot DAVO bouwde. Drost: “We werken met een platform dat door 4PROCES helemaal naar onze wens is ingericht en op elk moment kan worden aangepast. Op dit platform kunnen we aangeven voor welk bedrijf en welke vestiging de inkomende factuur bedoeld is. Vervolgens hangen we hier de juiste kostenpost aan. Zo komt de factuur automatisch bij de juiste personen terecht. Alleen deze personen hebben inzage in de factuur. Het systeem is met wachtwoorden beveiligd. We kunnen de goedgekeurde of nog goed te keuren facturen op verschillende manieren terugvinden. De zoekcriteria zijn onbeperkt en dat maakt de toepassing tot een zeer prettige oplossing voor het procesmanagement.”

Binnen een maand operationeel
Voorafgaand aan de bouw van de toepassing hebben Wibo Drost en 4PROCES goed nagedacht over de routing. De inkomende factuur moest op basis van bedrijf, vestiging en kostensoort bij de juiste persoon terechtkomen voor akkoord. Drost: “Nadat 4PROCES de oplossing had gebouwd, hebben we dit uitvoerig getest. Uit de test kwamen nog wat verzoeken van de crediteurenadministratie voort. Nadat deze waren doorgevoerd konden we van start. Binnen een maand was het systeem operationeel.”

Op alle fronten winst
Drost: “Het makkelijker zoeken en sneller archiveren levert enorm veel tijdswinst op. Maar ook de papierbesparing is een goede verbetering. Het sneller terugvinden van de facturen en het voorkomen van dubbele handelingen, scheelt de organisatie zeker 1 fte per jaar. Dat is winst!”