Project Description

Friederichs

Opticien en contactlensspecialist
Friederichs

In deze tijd waarin bedrijven steeds sneller en efficiënter willen werken, is digitalisering van bedrijfsprocessen een must. Bestaande oplossingen en gemaakte investeringen wil je echter niet over boord gooien. Daarom stapte groothandel Friederichs over op de proces management oplossing van 4PROCES: het draagt direct bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering, is eenvoudig te koppelen aan bestaande systemen en op ieder gewenst moment aan te passen en uit breiden. Zo flexibel kan een proces management oplossing zijn.

De Organisatie

Friederichs is al sinds 1897 een groothandel voor circa 1600 zelfstandige opticiens en 1200 juweliers. Op het kantoor in Heemstede zijn dertig mensen werkzaam.

Het Probleem

Het MT van Friederichs zag dat de efficiency in de bedrijfsvoering vergroot kon worden. Een aantal zaken ging nog met papier en met de hand, terwijl digitalisering van die processen efficiënter en daarmee kostenbesparender zou zijn. Met name bij de verwerking van inkomende facturen was nog veel optimalisatie te behalen.

De Vraag

“Ons ERP-systeem is de basis”, benadrukt ICT-manager Clemens Mens. “Wij zochten dan ook naar een toepassing die we hieraan konden koppelen om desinvesteringen te voorkomen.” Om tot de gewenste oplossing voor het verwerken van inkomende facturen te komen, had Friederichs meerdere partijen met elkaar vergeleken.

Het Oplossing

“Ons startpunt is het optimaliseren van het proces van het verwerken van inkoopfacturen. Echter, de vele mogelijkheden van 4PROCES spraken ons aan. Er is nog zoveel meer mogelijk.” Het ERP-systeem van Friederichs blijft het hart van de organisatie; de oplossing van 4PROCES is als het ware een flexibele schil waarmee in de toekomst eenvoudig nieuwe mogelijkheden kunnen worden benut, zoals voorraadbeheer, contractverwerking en CRM.

De Implementatie

De implementatie wordt door 4PROCES in diverse stappen gerealiseerd; zo ook bij Friederichs. Dit houdt het overzichtelijk en zorgt ervoor dat medewerkers nauw betrokken blijven voor, tijdens en na de implementatie. De korte lijnen en contactmomenten zorgen ervoor dat tijdens het bouwen van de oplossing al bijgestuurd kan worden indien nodig.

“Na de kennismaking hield 4PROCES met ons team een workshop. Dit was nodig om inzicht te krijgen in hoe de inkomende facturen nu worden verwerkt, welke handelingen daar bij komen kijken en welke personen aan het proces bij dragen.” De workshop vormt de blauwdruk voor het stroomlijnen van processen. Doordat 4PROCES ook daarna alle medewerkers blijft betrekken, is het mogelijk deze blauwdruk continu te optimaliseren. Zo hoef je geen stappen terug te doen en wordt de oplossing zeer voortvarend gebouwd en geïmplementeerd. Het resultaat is vervolgens direct zichtbaar.

“Het langs de bureaus gaan om de inkomende factuur af te geven en wachten tot deze ondertekend terugkomt, is niet meer aan de orde. In het gestroomlijnde proces gaat dit digitaal en is het inzichtelijk op bij wie en hoe lang een factuur ligt en wat de status is. We kunnen nu veel sneller schakelen en dat zorgt direct voor een grote Return on Investment.”

De Verbetering

“De gefaseerde aanpak, korte lijnen en één aanspreekpunt bij 4PROCES zorgen voor een vlotte implementatie. Zo creëerde 4PROCES voor ons specifieke bedrijfsproces op zeer korte termijn een passende oplossing. Het platform dat 4PROCES gebruikt is écht een flexibel systeem waar je veel kanten mee op kunt!”