Project Description

Klantcase QLIP

Kwaliteitsborging in agrofood
Qlip – Kwaliteitsborging in agrofood

Qlip gebruikt voor het registreren van hun abonnementen verschillende Excellijsten. Dit werkt erg onhandig en inefficiënt. Het idee is om alle gegevensuitwisselingen via één (klant)portal te laten lopen. Hiermee kan een efficiëntieslag behaald worden én Qlip kan gemakkelijker en sneller hun klanten begeleiden bij het gebruik van de monsters. Tevens was het belangrijk dat klanten hun eigen apparaten kunnen kalibreren door de monsters van Qlip te gebruiken. Dan kan Qlip direct de gegevens controleren en waar nodig ingrijpen of bijsturen.

De Organisatie

Qlip is een certificeringsorganisatie voor de zuivelketen. Het bedrijf is gespecialiseerd in kwaliteitsborging binnen de agrofood-branche. Met hun uitgebreide aanbod aan analyses en certificering, hun uitgebreide netwerk, hun hoogwaardige kennis en hun jarenlange ervaring is Qlip de onbetwiste marktleider op het gebied van borging van kwaliteit en voedselveiligheid in de Nederlandse zuivelketen.

Qlip is in 2007 ontstaan als samenvoeging van drie organisaties: Organisatie Certificering Melkveebedrijven (OCM), Melkcontrolestation Nederland (MCS) en de private taken van het Centraal Orgaan voor Kwaliteitsaangelegenheden in de Zuivel (COKZ). De publieke taken voert het COKZ zelf nog uit, alsmede de afgifte van exportcertificaten.

De naam Qlip komt van:  Quality, Laboratory, Inspections en Processcertification.

Het Probleem

Qlip biedt verschillende testen aan. Klanten kunnen jaarlijks een abonnement afsluiten. Het afsluiten van deze abonnementen gaat met behulp van  verschillende Excellijsten. Deze lijsten waren nooit eenduidig voor de klant. Als de klant eenmaal een abonnement had afgesloten was dit alleen terug te vragen via Qlip medewerkers.

Qlip heeft een aparte afdeling die er voor zorgt dat  monsters naar klanten worden gestuurd en de meetgegevens van de klanten verwerkt. De monsters worden door de klant als referentie gebruikt om hun  meetapparatuur te kalibreren. Dit  proces is  niet geautomatiseerd en naar klanten worden dan ook verschillende Excel lijsten gestuurd. Zelf gebruikt de  afdeling ook weer andere Excellijsten. Ook Zo krijgt de afdeling aanvragen voor monsters  via verschillende wegen binnen en niet via een gecentraliseerd punt. Kortom, in dit proces is een aantal vereenvoudigingen en verbeteringen aan te brengen.

De Vraag

“Er was geen eenduidige manier van werken voor zowel de klanten van Qlip als de medewerkers. Het gebruik van verschillende Excellijsten maakt het werken  lastig”, geeft Erik Bos aan. “Als we de Excel lijsten kunnen vervangen door een portaal komt de informatie altijd via één weg binnen.” De vraag was dus om een portaal te maken, waarbij alle gegevens direct in het systeem gezet werden en waarbij een eenduidige manier van werken gecreëerd wordt.

Het Oplossing

Samen met medewerkers van Qlip heeft 4PROCES een bestelportaal gemaakt. Via dit portaal kunnen de klanten van Qlip hun monsters bestellen en tevens kunnen ze de voor hen gegenereerde certificaten ophalen. Hierdoor kunnen klanten altijd de voor hen relevante  informatie opvragen. Voor de afdeling betekent dit dat zij  veel efficiënter kunnen werken en er, naast een vereenvoudiging, ook een versnelling in het proces tot stand is gekomen.

De Implementatie

Qlip  heeft ervoor gekozen om een interne projectgroep op te richten, zodat er kennis vanuit verschillende afdelingen samengebracht is. 4PROCES was samen met een de medewerkster van de afdeling ICT van Qlip bezig om  de applicatie te ontwikkelen en gaandeweg te  implementeren. Zo kon de projectgroep meteen vanaf het begin op basis van hetgeen er ontwikkeld was, vragen stellen over en aanvullingen geven op de toepassing. Hierdoor kon er  snel doorontwikkeld worden. De toepassing wordt  beschouwd als gebruiksvriendelijk en iedereen kan er, vanwege de eenvoud, snel mee aan de slag.

De Verbetering

Erik Bos van Qlip vertelt:  “Wij hebben er een professionele dienst bij in de markt! En anderzijds alle informatie in een oogopslag, waardoor wij onze klanten sneller en beter kunnen begeleiden met het gebruik van de monsters. Het werkt snel en alle klanten vullen de applicatie ook aan, waardoor het voor ons als begeleiders ook eenvoudiger werkt.”