Project Description

Klantcase Tonic Logistics

Transport en Logistiek
Tonic Logistics B.V.

Ritten inplannen, laad los orders inplannen in vrachtwagens. Dit werd allemaal gedaan door Tonic Logistics in Excel lijsten. Het werkte wel maar was niet echt optimaal, hun keuze was iemand aannemen of toch een op maat gemaakte applicatie laten bouwen. De efficiëntie slag die ze hebben behaald is enorm, ze kunnen nu snel verschillende orders inplannen bij een rit en meteen inzien of de vrachtwagen volledig gevuld is. Uiteindelijk is er naast het CRM ook nog een fustadministratie ingebouwd zodat ze ook kunnen bijhouden waar hun karren nog staan.

De Organisatie

Tonic Logistics BV in Hoofddorp is een bevrachtingskantoor. Ze verzorgen voor hun klanten vooral  vrachten van Nederland naar Spanje en visa versa. De voornaamste werkzaamheden zijn: het organiseren van transporten van bloemen, planten, groente en fruit. Tonic Logistics heeft twee personen in dienst die de transporten voor de klanten regelen. Verder huren zij capaciteit (vrachtwagens) in. Er wordt, al een groot aantal jaren, samengewerkt met een aantal vaste vervoerders.

Het Probleem

“Wij organiseren vervoer van verschillende soorten vracht. Daar komen verschillende soorten fust bij van pas, onder andere Deense karren. Het gebruik van fust verwerken wij in een Excelbestand. Ook gebruiken we dit Excelbestand om bij het te houden waar er geladen en gelost moet worden.  Het verwerken van deze gegevens werd steeds gecompliceerder. Zodoende liepen wij achter de feiten aan” vertelt Dahlia Feenstra, verantwoordelijk voor de financiële administratie en de fustadministratie. “Zo kregen wij steeds meer kosten en zagen wij ook het werk oplopen. We  moesten op een gegeven moment een keuze maken: of personeel aannemen of een op maat gemaakte applicatie laten ontwikkelen”.

De Vraag

Kan 4PROCES een toepassing ontwikkelen, waarmee we onze fustadministratie kunnen vereenvoudigen? Deze fustadministratie is door 4PROCES gebouwd en ingevoerd. Kan 4PROCES tevens een op maat gemaakte CRM-oplossing maken, waarin Tonic Logistics al haar relaties kan administreren om zo het gehele orderproces beter te laten verlopen?

Het Oplossing

Samen met Tonic Logistics heeft 4PROCES een toepassing gemaakt, waarin naast de fustadministratie ook de orders, de ritten en de laad- losorders bijgehouden kunnen worden. Voorts is het  facturatiesysteem ontwikkeld en gekoppeld aan de financiële administratie ( e-boekhouden.nl). Zo kan er met één druk op de knop een factuur gemaakt worden van een rit met verschillende orders. De factuur wordt via een zogenaamde API-koppeling ter verwerking in de administratie aangeboden aan de boekhoudtoepassing e-boekhouden. Zo worden de mutaties direct verwerkt in de financiële administratie.

De Implementatie

Dahlia en Nico van Tonic Logistics vertelde ons: “De implementatie is soepel en tijdig verlopen en alles wat wij wensten is gebouwd. De communicatie met 4PROCES was snel en simpel. Er werd meteen geschakeld als we een vraag hadden of wanneer we een nieuwe wens hadden. De wensen en “problemen” werden daardoor ook binnen een dag, uur of zelfs minuten opgelost. Zo konden wij snel met onze applicatie aan de slag.”

De Verbetering

“We hebben zeker een efficiëntieslag behaald, omdat alles binnen no-time is ingevuld. Zelf vinden we het ook knap dat 4PROCES zich snel in ons bedrijf heeft ingeleefd en snel doorzag wat ons werk inhoudt. Mede daarom hebben ze een geweldig systeem voor ons gebouwd en opgeleverd! Dit allemaal door goed te luisteren en mee te kijken hoe wij het deden. Wij zijn zelf erg hectisch en toch hadden ze het geduld.”

“Bestaande systemen heb je echt voor torenhoge bedragen, hetgeen voor een klein bedrijf als wij zijn  natuurlijk bijna onbetaalbaar is. 4PROCES ontwikkelt stapsgewijs en zo hebben we precies datgene wat we nodig hebben tegen een goede prijs.