Project omschrijving

Slimmere dataverwerking voor sneller werken

Klantcase BK ingenieurs
– bouwsector –  

BK ingenieurs: allround advies- en ingenieursbureau

De onderzoeksgegevens binnen het ERP-systeem communiceerden niet met elkaar. Als gevolg daarvan werd de informatie vaak dubbel opgezocht, dubbel ingevoerd en dubbel gecontroleerd. Zonde van de kostbare tijd; tijd voor slimmere dataverwerking.

“Alle ogenschijnlijk kleine verbeteringen bij elkaar, sparen 1 FTE per jaar uit voor deze afdeling.”

Bij de afdeling Bodemonderzoek van BK ingenieurs was het proces van offerte tot factuur voor partijkeuringen omslachtig en tijdrovend. Doordat gegevens en data in het ERP-systeem niet met elkaar gekoppeld konden worden, waren adviseurs en het secretariaat veel extra tijd kwijt aan het verzamelen en bundelen van informatie. Volgens BK ingenieurs was dit proces op verschillende onderdelen voor verbetering vatbaar.

Allround advies- en ingenieursbureau BK ingenieurs biedt uiteenlopende diensten aan op het gebied van bodem, asbest, vergunningsmanagement, civiele techniek, omgevingsmanagement en geluid en trillingen. Of zoals ze zelf zeggen We werken in de grond-, weg- en waterbouw en doen daarin alles, behalve het bouwen zelf.

Nadelen van een ERP-systeem

BK ingenieurs werkte op de afdeling Bodemonderzoek met een ERP-systeem om gegevens voor onder andere bodemonderzoek op te slaan. Ingevoerde informatie was moeilijk terug te vinden omdat er geen koppeling was tussen de gegevens. Bij het maken van rapportages verspilden medewerkers belangrijke tijd met het steeds opnieuw zoeken en verzamelen van informatie.

“Binnen ons huidige ERP-systeem is het niet mogelijk om de koppeling te maken tussen verschillende gegevens. We zoeken naar een efficiëntieslag voor het genereren van kwaliteitsrapportages en daarmee werkverlichting voor het secretariaat.” aldus Chris van de Ven en directeur Ronald Kaasenbrood

Toepassing voor dataverwerking en gegevensbeheer

De oplossing lag in het bundelen en koppelen van gegevens. Door alles op één plek op te slaan, is dubbel invoeren verleden tijd. En dankzij de koppeling is een kwaliteitsrapportage maken nu een stuk eenvoudiger. Onderzoekers zijn niet langer afhankelijk van het secretariaat en genereren nu zelf hun rapporten.

Snelle implementatie

De ontwikkeling is een samenwerking tussen BK ingenieurs en 4PROCES. In workshops werden de processen van de afdeling Bodemonderzoek besproken. Zo komen de verbeterpunten aan het licht, die direct verwerkt werden in de nieuwe toepassing. Hoewel de regie in handen van 4PROCES ligt, houdt op deze manier iedereen zicht op de voortgang van het project. “Als je snel een proces wilt automatiseren; schakel 4PROCES in.”

Tijdsbesparing van 1 FTE

In de praktijk levert de nieuwe toepassing inderdaad veel op. Veldwerkers registreren nu digitaal; ze kunnen niet meer vergeten en de data is snel binnen. Hierdoor zijn kwaliteitsrapportages sneller af en van betere kwaliteit en het secretariaat is in dit proces niet meer nodig en kan weer andere werkzaamheden oppakken. “Onderaan de streep spaart de nieuwe toepassing van 4PROCES ons 1 FTE uit.”

Zodra werk specifieker wordt, blijft standaard bedrijfssoftware algemeen en loop je tegen de grenzen aan.
Als dit het werk belemmert, is het tijd voor een toepassing die wel meewerkt. Vraag een gratis analyse aan, dan kijken we samen vrijblijvend naar de mogelijkheden voor een op maat gebouwde applicatie voor uw bedrijf.