Project omschrijving

Contractbeheer optimaliseren door het hele bedrijf

Klantcase Computacenter
-IT-sector-

Computacenter: leverancier van IT-infrastructuurdiensten

Meer overzicht krijgen in contracten met klanten en leveranciers én lopende contracten beter benutten.

“We halen met beter contractbeheer meer uit onze contracten”

Wanneer een bedrijf groeit, groeit ook het aantal contracten. Computacenter zocht een manier om beter overzicht houden op hun contracten. Deze moesten veilig centraal opgeslagen kunnen worden en de applicatie moet ondersteunend zijn aan de medewerkers zodat zij lopende contracten beter kunnen benutten.

Computacenter is Europa’s voornaamste leverancier van IT-infrastructuurdiensten aan organisaties die actief zijn in de dienstverlening en enterprise-, publieke en private sector. Zowel met leveranciers als klanten worden diverse contracten afgesloten door verschillende medewerkers. Het overzicht houden kan een dagtaak worden. Om dit te voorkomen, werkten Computacenter en 4PROCES samen aan een applicatie waar alle wensen in verwerkt zijn.

“4PROCES heeft de informatie die wij graag wilden vastleggen ondergebracht in een handzame applicatie. Het is een overzichtelijke en simpele toepassing geworden. Wij werken nu niet alleen efficiënter, maar ook de bewakingsmogelijkheden zijn behoorlijk toegenomen. Hierdoor halen we meer uit onze contracten dan tot voor kort.” – José van Steijn, beheerder van de contractmanagement-toepassing bij Computacenter

Contractbeheer optimaliseren

Het bedrijf wilde onder andere meer voordeel halen uit contractafspraken met externe partijen. Daarvoor was een plek nodig om alles veilig op te slaan én goed eigenaarschap van de contracten. De interne afspraken omtrent contractbeheer werden grotendeels verwerkt in de applicatie, zodat medewerkers geen stap konden vergeten.

Een FileMaker-applicatie voor contractbeheer

Met een toepassing op het FileMaker-platform kon de consultant de wensen van Computacenter omzetten in een gebruiksvriendelijke applicatie. Door verschillende afdelingen en contracteigenaren in te bouwen kan iedere medeweker de informatie optimaal gebruiken, maar blijven vertrouwelijke contracten afgeschermd.

Contracten optimaal benutten

Van Steijn: ‘Samen met 4PROCES hebben we een goede tool ontwikkeld om onze contracten beter te managen. De voordelen van deze applicatie benutten we volop. Daarnaast konden we onze extra wensen in overleg met 4PROCES vrij eenvoudig doorvoeren in de toepassing.” Om contracten met leveranciers beter te benutten zijn verschillende notificaties ingebouwd. Bijvoorbeeld voor het aflopen van termijnen en het maken van rapportages. Maar ook meldingen die informeren over andere methodes voor factureren en indexeren. Het is mogelijk om alle contracten in de applicatie met elkaar te koppelen om waar nodig eenvoudig gegevens met elkaar te delen.

Contracten met klanten of contracten die je als bedrijf zelf aangaat; na het afsluiten kijk je er niet zo snel meer naar om. Door dit slim te digitaliseren hoeft dat ook niet meer; laat de software voor je nadenken!
Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor jouw bedrijf.