Project omschrijving

Werkbonnen digitaliseren:
van papierwinkel naar handige app

Klantcase Coverplan
sector : bouw

Coverplan: totaalonderhoud en schadeherstel

Van vertraging oplopen door de administratieve papierwinkel, naar foutloos en snel invoeren op een app door werkbonnen te digitaliseren.

“Het hele systeem is op ons gebouwd”

Het was bijna meer werk dan het werk zelf: de hele papierwinkel eromheen. Een schilderklus op locatie ging gepaard met het invullen van veel gegevens: van benodigd materiaal tot gewerkte uren. En alles noteren met pen op papier. Het personeel van Coverplan had er de handen vol aan.

Coverplan is al ruim 12 jaar actief in de wereld van vastgoedonderhoud, renovatie en schadeherstel. Ze leveren vakwerk, waarbij duurzaamheid voorop staat. Wanneer er schade ontstaat, bijvoorbeeld door een brand, is Coverplan de partij die ter plaatse komt. Van het opnemen van de schade tot het herstellen ervan, alles wordt direct goed geregeld.

De papierwinkel: voor alles een formuliertje

Coverplan is een schildersbedrijf, maar verzorgt daarnaast ook folie-applicatie. “We doen heel erg veel. Misschien wel eens teveel”, zo zegt Duncan Wijk (directeur Coverplan). Des te meer reden om eens kritisch te kijken naar de werkprocessen. Eén van de grootste vertragingen in het werk kwam door het vele papierwerk. Voor elke klus kregen de schilders van Coverplan meerdere formulieren mee. Wijk: “Ze moesten alles bijhouden: welke materialen ze gebruikten, gemaakte parkeerkosten, aantal werkuren, etc.… Dit alles moest op verschillende formulieren worden ingevuld.” Daarnaast zijn er foto’s nodig van de situatie voor en na de werkzaamheden. Alle informatie en foto’s moeten terechtkomen op kantoor en bij het juiste dossier gevoegd. Dit hele pakket ging dan, na controle, samen met de factuur naar de opdrachtgever. Een heel traject waar veel tijd in ging zitten. “Wij hadden zoiets van: dit moet gewoon anders kunnen”, aldus Wijk.

Ontwikkelen op kantoor bij de klant

Wijk: “Eerder dit jaar hebben we Arjan van 4PROCES benaderd voor een oplossing. We zochten een toepassing die ervoor kon zorgen dat al het papierwerk verleden tijd zou zijn.” Binnen korte tijd zat er een ontwikkelaar van 4PROCES bij Coverplan op kantoor en ze gingen samen aan de slag om het proces in kaart te brengen en zo tot de beste applicatie te komen voor het digitaliseren van de werkbonnen.

Het startpunt was een van de vaste opdrachtgevers van Coverplan. Aan de hand van de bijbehorende formulieren werd samen een basis gelegd om een digitaal systeem op te bouwen die de papieren werkbonnen zou vervangen. Dat een medewerker van 4PROCES direct vanuit het kantoor van Coverplan werkte, werd door hen gezien als een groot voordeel. Wijk: “Het was heel prettig dat de ontwikkelaar bij ons op kantoor zat. We konden laten zien hoe wij te werk gaan en hij kon dat direct vertalen naar het nieuwe systeem. We hoefden niet eindeloos heen en weer te bellen, maar konden direct reageren en tussentijdse vorderingen gelijk zien.”

Wilt u ook advies van een 4PROCES consultant?
Vraag een gratis analyse aan
Gespecificeerde factuur met één druk op de knop

In een paar maanden tijd werd een goed werkend systeem op poten gezet. De schilders van Coverplan nemen niet langer stapels papieren mee naar de klant, maar kunnen het nu af met een tablet. Alle formulieren zijn gedigitaliseerd en worden nu op de tablet ingevuld. Doordat er een logische volgorde zit in de in te vullen gegevens, kan er niets vergeten worden. Ook worden de benodigde foto’s (van voor, tijdens en na de werkzaamheden) met de tablet gemaakt. Voorheen gebeurde dit met de smartphone en het werd nogal eens vergeten. Daarom stelde 4PROCES de app zo in dat het proces niet kan worden afgerond, voordat alle stappen zijn doorlopen; dan kan niemand meer iets vergeten.

Wanneer de werkzaamheden zijn afgerond kan de klant zijn handtekening zetten op de tablet. Alle informatie stroomt direct door naar het computersysteem op kantoor en met één druk op de knop is de factuur een feit.

‘Het systeem is gewoon goed’

Procesoptimalisatie op maat; dat is wat 4PROCES heeft gerealiseerd voor Coverplan. Het hele systeem is gebouwd rondom de werkprocessen van het bedrijf. “Het hele programma is gespecificeerd op wat wij doen. Daardoor past het. Het hele systeem is gewoon goed”, aldus Wijk. Natuurlijk is er altijd ruimte voor verbetering. Zo is het nieuwe systeem gebouwd voor een specifieke opdrachtgever van Coverplan. Om het systeem in de toekomst ook voor andere opdrachtgevers te kunnen gebruiken zijn aanpassingen nodig. Zo zou er op termijn voor iedere opdrachtgever een eigen versie gecreëerd kunnen worden, met daarin de specifieke kenmerken van die opdrachtgever om zo alle werkbonnen te digitaliseren.

Gebruiksvriendelijk, maar ook even wennen

Een nieuw systeem is altijd even wennen. Vooral voor ‘de mannen op de werkvloer’ was het een hele omschakeling. Natuurlijk waren er hier en daar wat twijfels. Toch ging de acceptatie van het nieuwe systeem snel. Het bespaart de schilders inmiddels behoorlijk wat tijd en ze hoeven niet meer standaard naar kantoor te komen. “Iedereen vond het al snel super. Dat hadden we niet verwacht. Dat is mooi om te zien”, aldus Wijk.

Ook toe aan digitale optimalisatie in uw bedrijf? Neem vrijblijvend contact op met 4PROCES; wij nemen graag de mogelijkheden met u door.