Project omschrijving

Een toepassing voor digitale factuuradministratie

Klantcase Peugeot DAVO
– automotive –

Peugeot DAVO: aanschaf, lease en onderhoud  

Een papieren factuuradministratie voor een bedrijf met meerdere vestigingen kost tijd, papier en mankracht en is foutgevoelig. Met een op maat gemaakt toepassing hebben de juiste mensen toegang tot de juiste gegevens en wordt geen factuur meer over het hoofd gezien.

“Met de softwaretoepassing gaat de administratie rondom facturen sneller en makkelijker. Het voorkomt dubbele handelingen en scheelt ons zeker 1 FTE per jaar.”

Een herkenbaar traject voor veel bedrijven: facturen komen binnen bij de administratie, deze controleert ze handmatig ter goedkeuring, waarna terugkoppeling nodig is. Na betalen moet de originele factuur erbij gezocht worden ter controle. Eén factuur gaat meerdere keren door verschillende handen. Peugeot DAVO vond het tijd om dit te veranderen en stapte over op een geautomatiseerde procesoplossing van 4PROCES.

DAVO Autobedrijven heeft meerdere vestigingen in regio Haaglanden. Klanten kunnen bij hen terecht voor het aanschaffen, leasen en onderhouden van hun Peugeot.

Zonder digitale factuuradministratie

De centrale administratie bevindt zich in Den Haag. Hier komen facturen binnen: het origineel blijft bij de administratie en een kopie gaat per post naar de betreffende vestiging. Bij een betaling wordt de goedgekeurde, ondertekende factuur erbij gepakt ter controle. Administrateur Wibo Drost zag dat dat makkelijker kon “Dit kostte enorm veel papier, er ging veel tijd overheen en we hadden te maken met dubbele handelingen. Eén factuur ging meerdere keren door onze handen.”

Wensen voor een nieuwe manier van werken

Om te voorkomen dat facturen steeds van hand tot hand gaan, zocht DAVO een betaalbare oplossing om facturen digitaal te accorderen. Belangrijk hierbij waren goede vindbaarheid van de informatie en veiligheid van de toepassing: alleen personen die bevoegd zijn, mogen de informatie en de facturen terugvinden.

“Het makkelijker zoeken en sneller archiveren levert enorm veel tijdswinst op. Maar ook de papierbesparing is een goede verbetering.’ vertelt Wibo Drost over de nieuwe applicatie. “Facturen sneller terugvinden en dubbele handelingen voorkomen, scheelt de organisatie zeker 1 fte per jaar. Dat is winst!”

Snel operationeel met de applicatie voor digitale factuuradministratie

4PROCES en Drost dachten samen na over wensen en de routing van het factuurproces bij Peugeot DAVO. Een inkomende factuur moest op basis van bedrijf, vestiging en kostensoort bij de juiste persoon terechtkomen voor akkoord. Na een snelle bouw, konden de medewerkers testen of de aangegeven wensen in de praktijk ook voldeden aan het werkproces. Drost: “Uit de test kwamen nog wat verzoeken van de crediteurenadministratie. Nadat deze waren doorgevoerd, konden we van start. Binnen een maand was het systeem operationeel.”

Een betere (factuur)administratie is nooit weg. De slimste toepassing sluit perfect aan bij uw bedrijfsvoering en processen, zodat alles goed in elkaar overloopt. Klinkt als veel werk? Voor ons niet. Neem vrijblijvend contact op met 4PROCES, dan kijken we via een gratis analyse samen naar de mogelijkheden voor digitale optimalisatie.