Project omschrijving

Digitale controlepunten voor een soepele administratie

Klantcase DBS2 Factoring
sector : financieel

DBS2 Factoring: factoringmaatschappij

In rap tempo kreeg DBS2 Factoring meer klanten en nam de administratieve last toe. Controles zijn noodzakelijk, maar konden slimmer ingericht worden. Tijd voor digitale controletrajecten en meer structuur in contractbeheer.

“Wij hebben dankzij deze digitale oplossing meer structuur”

Als snelgroeiende factoringmaatschappij had DBS2 Factoring al snel behoefte aan optimalisering en meer structuur in sommige processen. De dagelijkse administratie die komt kijken met het uitschrijven van overeenkomsten is veel werk. Elke verbetering op het gebied van  automatische controle of tijdswinst was welkom.  

In 2012 startten Willem van der Marel en Jaap van Aalst met DBS2 Factoring. Hun klanten krijgen factuurbedragen dezelfde dag uitbetaald en DBS2 neemt het debiteurenbeheer van ze over. Het doel: de klant ontzorgen.

Controles digitaliseren geeft meer overzicht

Dit ontzorgen brengt voor DBS2 Factoring veel administratie mee; contracten met de klant en papierwerk omtrent al hun debiteuren. Voor >500 klanten met soms wel 100 debiteuren per klant. Het debiteurenbeheer en de bijkomende betalingsrisico’s gaan niet over één nacht ijs. “Dagelijks stellen we vele contracten op. Hier gaat altijd een uitgebreide controle van de debiteuren aan vooraf. Maar met het groeiende aantal klanten werd het steeds lastiger om na te gaan of een controle op alle punten optimaal was uitgevoerd. Het overzicht houden bleek steeds lastiger”, zo vertelt Martien van Aalst, teamleider bij DBS2 Factoring.

Om het overzicht weer terug te krijgen, zochten DBS2 Factoring en 4PROCES samen naar een oplossing binnen digitale optimalisatie.

Een passende maatwerkoplossing

Van Aalst: “We vroegen 4PROCES een oplossing op maat te maken waarmee onze controles bij het uitgeven van overeenkomsten verbeterd zou worden.” Op deze manier is het uitgeven van overeenkomsten een stuk eenvoudiger. Hoewel elke klant maatwerk blijft, is er tijdwinst te behalen in het digitaliseren en automatiseren van handelingen of controles die zich herhalen.
Van Aalst: “Standaard factoringovereenkomsten zijn over het algemeen niet voldoende. Eén klant kan soms wel 100 debiteuren hebben en ontvangt daardoor (naast het bestaande contract) vele toevoegingen ter ondertekening. Omdat alle debiteuren goed gescreend worden voordat deze zogenaamde addenda kunnen worden uitgegeven, kost dit proces veel tijd.”

Minder faalkosten dankzij gedigitaliseerde controles

4PROCES ontwikkelde in nauw overleg met DBS2 een softwaretoepassing op maat, om de debiteurenscreening in de toekomst eenvoudiger te maken. Met succes: wat ooit een tijdrovende klus was, loopt inmiddels soepel en gestructureerd.

“Dankzij de maatwerkoplossing die 4PROCES voor ons creëerde, hebben we nu meer structuur en worden controles zonder enige twijfel volledig en naar tevredenheid uitgevoerd“, zo voegt Van Aalst toe. “Het levert zichtbaar meer efficiëntie op en het risico op faalkosten wordt aanzienlijk verkleind. Een mooie stap.”

Nieuw systeem stapsgewijs implementeren

In een keer overstappen op een nieuwe applicatie kan weerstand oproepen bij medewerkers. De applicatie is zo gebouwd dat DBS2 het nieuwe systeem stapsgewijs invoert, zodat de medewerkers makkelijker aan de verandering kunnen wennen. “De implementatie verliep in grote lijnen goed. Een klein dingetje houd je altijd, maar het gewenste resultaat is wat ons betreft zeker behaald.”

Is een onoverzichtelijke administratie herkenbaar? Of kosten terugkerende handelingen nu te veel tijd? 
Dan is er winst te behalen. 
Neem vrijblijvend contact op met 4PROCES. Via een gratis analyse kijken we samen hoe en in welke stappen maatwerk software u verder kan helpen.