Een oplossing voor de huidige workflow

Broekhof Hout BV

Vastlopen in de workflow van offerte, order, factuur. Dit was het probleem bij Broekhof Hout BV. Veel tijd ging er verloren in het controleren van het huidige softwaresysteem, er moest een oplossing komen.

“Mijn bedrijf in iemands zijn handen leggen en hier blindelings op vertrouwen was een grote stap, maar pakt verassend goed uit.”

– Ferry Broekhof, eigenaar Broekhof Hout BV

Broekhof Hout is een houtgroothandel, timmerfabriek en kozijnenspecialist in de regio duin- en bollenstreek. Sinds 1975 krijgt Broekhof Hout het vertrouwen van talloze ondernemers in de bouw, verbouw en renovatie. Eigenaar Ferry Broekhof ( tweede generatie ) staat voor een efficiënte aanpak, professionele werkwijze, klantvriendelijke benadering en boven alles: kwaliteit.

Op zoek naar de juiste software-oplossing

De huidige workflow van offerte, order, factuur was een doorn in het oog voor Ferry Broekhof. Deze handelingen vroegen veel tijd om dit te verwerken in het huidige softwaresysteem. Het huidige softwaresysteem wat gebruikt werd werkte wel, maar was lastig voor de medewerkers. Bijvoorbeeld een prijswijziging correct in het systeem verwerken kon wel een dag in beslag nemen! Met toeval kwam Broekhof in contact met 4PROCES. Er werd gekeken naar de huidige processen en hoe we samen de applicatie konden bouwen die perfect zou aansluiten bij Broekhof Hout.

Ontwikkeling van de applicatie

De applicatie gaat gebouwd worden, maar waar moet je beginnen? Consultant Tim van der Kroef, werkzaam bij 4PROCES, bekeek samen met Broekhof naar de huidige processen en software. De knelpunten, wensen en aangedragen adviezen van Tim werden verzameld. De eerste stap in het bouwen van de applicatie was het correct kunnen registreren van artikelen. Dit klinkt eenvoudiger dan dat het is want met hout kan je alles. Zo verkoopt Broekhof Hout artikelen per stuk, per strekkende meter, per vierkante meter, per kuub of een combinatie hiervan. Maar het hout kan ook behandeld worden in de timmerfabriek of het is een op maat gemaakt product dat wordt afgeleverd. De prijzen zijn hierdoor afhankelijk van meerdere factoren zoals: personeelsuren, bepaalde afmetingen, de inkoopprijs, de relatiekortingen enzovoorts. Om te zorgen dat ook het personeel offertes, orders en facturen kunnen maken is al deze logica in het systeem gebouwd. Nu hoeft bij een wijziging van de inkoopprijs niet alle artikelen meer apart herberekend te worden, maar kan alles in één keer berekend worden op basis van de nieuwe inkoopprijs.


“De samenwerking met 4PROCES en vooral met Tim is goed verlopen, absoluut”

-Ferry Broekhof

Wat levert de applicatie voor Broekhof Hout op?

Er is nu een applicatie dat ervoor zorgt dat Broekhof meer tijd over heeft voor andere taken om zo zijn onderneming nog verder te laten groeien. In het nieuwe systeem, gebouwd door 4PROCES, behoud Broekhof wel de volledige controle. Alleen hij bepaald de verkoopprijzen, welke klanten op rekening mogen betalen en controleert eerst nog de facturen voordat deze dan automatisch worden verwerkt in het boekhoudprogramma. Uiteraard moesten de medewerkers even wennen aan de applicatie, maar kunnen er nu al goed mee overweg.

” De applicatie gaat me aardig af moet ik zeggen. Het is altijd wennen maar het bevalt me goed!”

-Medewerker Broekhof Hout

Blijven doorontwikkelen

Door de flexibiliteit van het FileMaker platform kan een applicatie op een later moment uitgebreid of aangepast worden. Momenteel zijn de bedrijfsprocessen van Broekhof Hout gelijk gebleven. Als er iets veranderd, of anders kan, is dit door de flexibiliteit van FileMaker mogelijk om dit te bouwen in de applicatie. “De processen zijn gelijk gebleven en wat ik had bedacht is ook gebouwd in de applicatie, er zijn zelfs slimmigheidjes bijgekomen”, aldus Ferry Broekhof.