Project omschrijving

Een totaaloplossing voor Swart Amsterdam

Klantcase Swart Amsterdam
sector : energietechniek

Swart Amsterdam: energietechniek in Amsterdam

Een soepel bedrijfsproces kan een uitdaging zijn als opdrachtgevers allemaal andere wensen hebben. Er moest een softwareoplossing komen die fijn werkbaar was voor de monteurs buiten, Swart-management en de externe opdrachtgevers.

“Door onze complexe vraag voldeed standaard software niet. We hadden een partij nodig die de uitdaging aan durfde.”

Swart werkt voor grote netwerkbeheerders in en om onze hoofdstad. Dagelijks hebben ze te maken met hun eigen bedrijfsproces, met deadlines en afspraken met de opdrachtgevers én met de drukke agenda van Amsterdammers bij wie ze achter de voordeur moeten zijn. Het bedrijf had al een goed beeld wat hun toekomstige applicatie moest kunnen, maar standaard software sloot hier niet bij aan. Dus bouwden ze samen met 4PROCES hun eigen systeem.

Zoektocht naar de juiste digitale oplossing

Projectgegevens werden lange tijd verzameld in dossiers op kantoor en handmatig ingeklopt voor de klant. Algemeen directeur Norbert Roling vond het tijd voor een digitale oplossing, maar dan wel een die paste bij Swart Amsterdam en hun opdrachtgevers: ‘Bij systemen van grote partijen moet je als bedrijf meebuigen met de bestaande opties. Daarom had ik een voorkeur voor FileMaker. Zodat een applicatie zou aansluiten bij ons bedrijfsproces – in plaats van andersom.’ 

Korte lijnen geven snel resultaat

De bouw van de applicatie was een samenwerking tussen 4PROCES en Swart. Het Amsterdamse bedrijf had een duidelijk idee wat ze nodig hadden en de consultant dacht mee over de beste vertaling naar de applicatie. Zo werkte de mock-up van de gewenste kleurige layout in de praktijk minder fijn. Door de korte lijnen met de developer werd dit snel omgezet in een rustiger scherm waar de gewenste informatie beter naar voren kwam.


‘Je hebt bij 4PROCES direct contact met de ontwikkelaar waardoor je snel kan schakelen. Hij luisterde goed naar wat wij wilden, maakte een opzet en wij konden beslissen of het voor ons werkte.’ – Norbert Roling, algemeen directeur Swart Amsterdam

Werkbaar voor iedereen

De monteur wil zo min mogelijk administratie maar de opdrachtgever verwacht aantoonbaarheid: een mooie uitdaging. Na een korte ontwikkelperiode namen de medewerkers bij Swart de applicatie in gebruik. Met hun feedback uit het werkveld werd de applicatie geoptimaliseerd zodat alle partijen er prettig mee konden werken.

Een spannende investering voor een MKB-bedrijf

Voor het MKB is digitale optimalisatie soms een spannende stap, zo ook voor Swart. ‘Je doet een investering maar je hebt niet direct iets tastbaars. Je maakt de keus op basis van vertrouwen’, aldus Roling. 4PROCES wist zijn vertrouwen te winnen door open en eerlijke communicatie en het nakomen van de afspraken. ‘Natuurlijk loopt er soms iets anders dan gepland, maar daar werd ik direct van op de hoogte gesteld.’

Uiteindelijk levert de applicatie Swart letterlijk winst op in de vorm van sterk verminderde faalkosten. Ook is het nu gemakkelijker om de aantoonbaarheid en kwaliteit richting de opdrachtgever te waarborgen.

‘We gingen van torenhoge stapels dossiers naar een overzichtelijk dashboard. Wat we voorheen handmatig inklopte, versturen we nu met een druk op de knop.’

Dat smaakt naar meer

Door de flexibiliteit van het FileMaker platform kan een applicatie op een later moment uitgebreid of aangepast worden. Zo wil Swart Amsterdam nog graag een tool voor uitgebreidere managementrapportages en wordt de planning geïntegreerd in de applicatie. Daarnaast bouwden we ook nog een kleinere applicatie ter ondersteuning van Swarts storingsdienst. ‘We zijn blij met alles wat er staat, maar na verloop van tijd komen er ook weer nieuwe wensen. Dan bel ik 4PROCES even en we overleggen de mogelijkheden.