Project omschrijving

Van Excel-lijsten naar maatwerk applicatie

Klantcase Tonic Logistics BV
sector: transport

Tonic Logistics: bevrachtingskantoor voor internationale ritten

Toen de Excel-lijsten meer hoofdpijn gaven dan overzicht boden, was het tijd voor een efficiëntieslag met een op maat gemaakte applicatie.

“Het verwerken van gegevens in de Excel-bestanden werd steeds gecompliceerder. Voor we het wisten, liepen we achter de feiten aan.”

De bekende Excel-lijsten; ook Tonic Logistics werkte ermee. Van het inplannen van ritten tot de laad- en losorders. De informatie stond gelogd, maar daar was ook alles mee gezegd. Hoe meer werk er was, hoe minder overzicht het Excel-systeem gaf. Tonic zag twee mogelijkheden om dat op te lossen: extra mankracht voor de administratie of het bedrijfsproces digitaal optimaliseren. Ze kozen voor het laatste.

Tonic Logistics BV is een bevrachtingskantoor in Hoofddorp. Ze rijden vrachten tussen Nederland en Spanje voor klanten in de bloemen, planten, groenten en fruit. Voor een deel met eigen personeel en deels met ingehuurde capaciteit.

Extra personeel of software op maat

“Wij organiseren vervoer van verschillende soorten vracht. Hier komen diverse soorten fust bij van pas; bijvoorbeeld Deense karren. Het gebruik van zo’n fust verwerken wij in een Excel-bestand. In ditzelfde bestand houden we bij waar er geladen en gelost moet worden. Het verwerken van deze gegevens werd steeds gecompliceerder. Voor we het wisten liepen we achter de feiten aan” vertelt Dahlia Feenstra, verantwoordelijk voor de financiële administratie en fustadministratie bij Tonic Logistics. De kosten en de administratieve werkzaamheden bleven oplopen, dus het was tijd voor een oplossing.

Goedkoper uit met maatwerk

Extra personeel aannemen of digitaal optimaliseren? Tonic koos voor het laatste om zo verschillende stromen in het bedrijfsproces efficiënter in te richten. De keus voor 4PROCES was snel gemaakt. Maatwerk klinkt duur, maar Tonic ervaarde dat anders: “Bestaande systemen worden verkocht tegen torenhoge bedragen. Voor een klein bedrijf als Tonic Logistics is dat bijna onbetaalbaar. 4PROCES ontwikkelt stapsgewijs, waardoor we precies datgene kregen wat we nodig hebben en ook nog tegen een goede prijs.”

Tijdens de gesprekken met 4PROCES kwamen de wensen op tafel en ontstond het plan voor de applicatie met onder andere de verwerking van de fustadministratie, orders, ritten en de laad- en losorders.

API-koppeling tussen FileMaker en e-Boekhouden

Ook de factuuradministratie kreeg een upgrade. Dankzij een koppeling tussen de FileMaker applicatie en Tonic’s boekhoudplatform e-Boekhouden.nl, werd factureren gemakkelijker. Met één druk op de knop kunnen er facturen gemaakt worden voor een rit met verschillende orders. Eventuele mutaties worden dankzij de API-koppeling direct verwerkt in de financiële administratie.

“De implementatie van de nieuwgebouwde toepassing is soepel verlopen en alles wat wij wensten is gebouwd. De communicatie met 4PROCES verliep snel en simpel. Er werd meteen geschakeld als we een vraag hadden of wanneer we een nieuwe wens voorlegden. Wensen en kleine problemen werden binnen een dag, uur of zelfs minuten opgelost. Zo konden wij snel met onze applicatie aan de slag.” – Feenstra

Een enorme efficiëntieslag

Tonic Logistics kan dankzij de nieuwe softwaretoepassing van 4PROCES sneller verschillende orders inplannen bij een rit en inzien of een vrachtwagen volledig gevuld is of niet. En de fustadministratie geeft nu inzicht in de locatie van de karren.

“We hebben een enorme efficiëntieslag gemaakt. Alles is in no time ingevuld. We vinden het knap dat 4PROCES zich in korte tijd in ons bedrijf heeft ingeleefd en snel doorzag wat ons werk inhoudt. Mede daardoor hebben ze een geweldig systeem voor ons kunnen bouwen en opgeleverd! Dit alles door goed te luisteren en over onze schouders mee te kijken. Wij zijn zelf behoorlijk hectisch, maar toch hadden ze het geduld”, zo zegt Feenstra.

Benieuwd naar de mogelijkheden en de kosten voor een applicatie die past bij uw bedrijf(sproces)?
Neem vrijblijvend contact met ons op.