Excel voor jouw bedrijfsproces: do or don’t?

Excel, wie is er niet groot mee geworden? Het is dan ook niet heel gek dat het programma door veel bedrijven breed wordt ingezet. Het Microsoft-programma groeit vaak vanaf dag één mee met een bedrijf en zit daardoor diep in de organisatie genesteld. Maar toch loopt het mkb steeds vaker tegen Excel-problemen op.

Het mkb maakt veel gebruik van Excel. Het is een toegankelijk programma, waar veel mensen mee overweg kunnen. Het begint vaak als rekenprogramma om bijvoorbeeld analyses mee te maken, maar transformeert vervolgens langzaamaan tot algeheel administratiesysteem. Veel bedrijven hebben hun volledige bedrijfsproces dan ook gedigitaliseerd met behulp van Excel. Maar is dit wel zo slim?

Excel: een haat-liefdeverhouding

Om bovenstaande vraag maar direct te beantwoorden: nee. Toegegeven, wij zijn wellicht niet geheel onpartijdig. Bij 4PROCES geloven we nu eenmaal in maatwerk. Zeker wanneer jouw bedrijf groeiende is. Met software op maat heb jij namelijk direct iets wat past bij jouw unieke bedrijfsproces. Steeds vaker hebben we ondernemers aan de lijn die tegen de beperkingen van Excel aanlopen. En ook jij zal vast weleens mopperen op dit populaire programma van Microsoft. En dat heeft een reden.

De beperkingen van Excel voor jouw bedrijfsproces

Excel is een handig programma voor vele zaken, maar wat ons betreft stopt het mkb met het gebruik van Excel als het gaat om het digitaliseren van hun bedrijfsprocessen. Sterker nog: waarom bedrijven Excel nog zoveel gebruiken voor hun bedrijfsprocessen is ons een raadsel. Hier is het programma helemaal niet voor gemaakt. Drie veelgehoorde nadelen op een rijtje:

1. Excel is tijdrovend
Data invoeren gebeurt in Excel nog altijd handmatig. Dit kost tijd. En cliché maar waar: tijd = geld. Per project of activiteit ben je behoorlijk wat tijd kwijt aan administratie. Tijd die je aan heel andere zaken had kunnen besteden.

2. Excel is foutgevoelig
Handmatige invoer is niet alleen tijdrovend, maar ook enorm foutgevoelig. Een verkeerd ingevoerd bedrag, verkeerde verwijzing of onjuiste formule. Een foutje is zo gemaakt. Je kunt daarnaast niet gelijktijdig werken in een Excel-document en het is al snel onduidelijk of je in de meest recente versie aan het werk bent. Ellende gegarandeerd.

3. Ontbrekende Excel-vaardigheden bij medewerkers
Omdat Excel zo’n bekend programma is, gaat men er al snel vanuit dat iedereen dit wel in de vingers heeft. Dit kan tegenvallen. Waar Excel voor Jaap van de inkoopafdeling al jaren geen enkel geheim kent, beheerst Anneke van de klantenadministratie enkel de basis. Op zich geen probleem, iedereen kan bijleren. Maar is men zich zelf bewust van de eigen beperkingen en zo ja, durven ze dit uit te spreken? Je zult het nooit weten… Maar als jij de gemaakte fouten eenmaal door hebt is het kwaad al geschied.

Een efficiënte manier om jouw bedrijfsproces te digitaliseren

We noemden het al even: wij geloven in software op maat. Omdat je het digitaliseren (en optimaliseren) van jouw bedrijfsproces moet doen op een manier die bij jou, jouw bedrijf en jouw branche past. Het ene bedrijf is nu eenmaal het andere niet. Jouw unieke bedrijfsproces verdient dan ook een uniek stukje software. Een goed geautomatiseerd systeem bespaart tijd (en dus geld) en voorkomt een hoop fouten in verzamelde data. Toch merken we vaak dat mensen wat op hun hoede zijn als de term ‘maatwerk’ valt. Want ‘is dat niet heel duur?’ en ‘dat vergt toch gelijk een heel grootse aanpak?’. We snappen de gedachten. Daarom een paar puntjes ter overweging:

1. Samen om tafel
Altijd de eerste stap. Althans, bij 4PROCES. Van een afstandje lijkt het (op andere wijze) digitaliseren van jouw bedrijfsproces een heel ‘ding’. Tijdens een persoonlijk gesprek blijkt al snel dat zo’n proces helemaal geen ‘ding’ hoeft te zijn.

2. Klein beginnen
Al klinkt het omgooien van jouw bedrijfsproces als een groot en langdurig traject, dit hoeft niet zo te zijn. Je kunt jouw bedrijfsproces ook prima stap voor stap aanpakken. Start eerst eens met een klein stukje van het proces en kijk eens hoe dat bevalt. Uitbreiden kan altijd nog.

3. Software op de groei
Het voordeel van software op maat, is dat het mee kan groeien met jouw organisatie. Wanneer er binnen jouw bedrijf iets verandert of wanneer jouw bedrijft groeit, valt het bij te stellen. Maatwerk ontzorgt dus!

 

Twijfelt u over de keuze voor maatwerk? We overtuigen u graag.

Wij bieden een gratis analyse aan van uw huidige bedrijfsprocessen en een voorstel hoe we dit voor u kunnen verbeteren.

Neem vrijblijvend contact met ons op.