Into Business

Arjan Warmerdam is oprichter en directeur van 4PROCES. Voor het magazine Into Business beantwoordt Arjan met regelmaat specialistische ondernemersvragen.

 

Vraag

Binnen ons bedrijf werken wij veel met Excel. In dit programma hebben we onze bedrijfsprocessen gedigitaliseerd. Helaas lopen we regelmatig tegen problemen aan. Is er een efficiëntere manier om onze bedrijfsprocessen te digitaliseren?

Antwoord Arjan Warmerdam
‘Wij denken in processen’

Jazeker. Excel op zichzelf is een vrij slechte keus als het gaat om het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Het is een spreadsheetprogramma, een rekenprogramma. Waarom dit nog zoveel gebruikt wordt voor bedrijfsprocessen is mij een raadsel. Hier is het programma helemaal niet voor gemaakt.

Excel is foutgevoelig

Excel heeft vele beperkingen als het gaat om gebruik binnen bedrijfsprocessen. Je kunt er niet gelijktijdig in werken en het is snel onduidelijk wie nu eigenlijk in de meest recente versie aan het werk is. Dit maakt het, voor dit soort gebruik, een zeer foutgevoelig systeem.

Software-toepassing op maat

Voor het digitaliseren (en optimaliseren!) van bedrijfsprocessen moet je kijken naar een geschikte software-toepassing. Bij voorkeur een toepassing op maat. Want laten we eerlijk zijn, het ene bedrijfsproces is het andere niet.

Bij 4PROCES zijn we gespecialiseerd in het digitaal optimaliseren van bedrijfsprocessen. We werken daarvoor met FileMaker; een low code systeem dat perfect is als het gaat om digitale optimalisatie op maat. En het werkt snel, want al na twee weken ga je resultaat zien. Je hebt daarnaast altijd toegang tot je informatie, op elk apparaat en elke locatie. Met één druk op de knop heb je alle managementinformatie inzichtelijk. Daar kan Excel weinig concurrentie aan bieden.

Stap voor stap

Bedrijfsprocessen omgooien klinkt als een groot en langdurig traject. Dit hoeft niet zo te zijn. Je hoeft echt niet gelijk je hele bedrijfsproces aan te pakken, je kunt dit prima stap voor stap te doen. Begin eerst eens met een klein project en kijk eens hoe dat bevalt. Ook kleine bedrijfsprocessen verdienen aandacht.

Begin klein

Zo kregen we laatst een telefoontje van een productiebedrijf. Zij zaten regelmatig in de knoop met Excel en waren het overzicht kwijt. Maar het hele bedrijfsproces omzetten voelde voor hen als een groot ding. Onze eerste stap? Samen om tafel. Want wij weten inmiddels dat dit geen ‘ding’ hoeft te zijn. We zijn klein begonnen met ze, een soort proeftraject. Eerst eens aftasten. Lang verhaal kort? Inmiddels hebben we de meeste processen binnen het bedrijf geoptimaliseerd. Het werkproces is vele malen efficiënter en het bespaart het bedrijf zelfs zo’n 2 fte per jaar.