Qlip

Voor het registreren van hun klantabonnementen gebruikte Qlip verschillende Excellijsten. Een systeem dat best aardig leek te werken, maar na verloop van tijd toch onhandig en inefficiënt bleek. Het was dan ook tijd voor een efficiëntieslag.

Qlip (Quality, Laboratory, Inspections en Processcertification) is een certificeringsorganisatie voor de zuivelketen en gespecialiseerd in kwaliteitsborging binnen de agrofood-branche. Het bedrijf beschikt over een uitgebreid aanbod aan analyses en certificering en heeft daarnaast een uitgebreid netwerk. Dit in combinatie met de hoogwaardige kennis en jarenlange ervaring maakt Qlip de onbetwiste marktleider als het gaat om borging van kwaliteit en voedselveiligheid in de Nederlandse zuivelketen.

Orde scheppen in de chaos van Excellijsten
Qlip biedt diverse soorten testen aan. Klanten kunnen hiervoor jaarlijks een abonnement afsluiten. Het afsluiten van deze abonnementen gaat met behulp van verschillende Excellijsten. Het probleem? De Excellijsten in kwestie waren eigenlijk nooit eenduidig voor de klant. Als de klant eenmaal een abonnement had afgesloten, was dit alleen terug te vinden via Qlip-medewerkers. Niet erg praktisch.

Het versturen van monsters aan klanten en het verwerken van de meetgegevens van een klant wordt bij Qlip door een aparte afdeling geregeld. De monsters worden door de klant als referentie gebruikt om hun meetapparatuur te kalibreren. Helaas was dit proces niet geautomatiseerd en daarom ontving de klant ook hiervoor verschillende Excellijsten. De bewuste afdeling van Qlip gebruikte zelf vervolgens weer andere Excellijsten.

Alsof dit allemaal nog niet verwarrend genoeg was, ontving de afdeling de aanvragen voor monsters ook nog eens op allerhande manieren. Een gecentraliseerd aanvraagpunt ontbrak. Kortom, het totale proces was op meerdere punten toe aan verbetering.

Alles via één portaal
Het proces moest dus eenvoudiger gaan verlopen. Het idee? Alle gegevensuitwisseling via één (klanten)portaal laten lopen. Voor Qlip was het overduidelijk dat alleen op die manier een efficiëntieslag gemaakt zou kunnen worden. De juiste maatregelen zou het bedrijf weer in staat moeten stellen om haar klanten sneller en makkelijker te kunnen begeleiden bij het gebruik van de monsters.

Erik Bos (ICT-manager bij Qlip) vertelt: “Er was geen eenduidige manier van werken voor zowel de klanten van Qlip als de eigen medewerkers. Het gebruik van verschillende Excellijsten maakte het werk lastig. Het vervangen van de Excellijsten door één portaal zou ervoor zorgen dat alle informatie altijd via één centraal punt binnen zou komen.” 

Een andere wens vanuit Qlip was dat klanten hun eigen apparaten zouden kunnen kalibreren door de monsters van Qlip te gebruiken. Dit zou het in de toekomst voor Qlip een stuk eenvoudiger maken om direct de gegevens van de klant te controleren en waar nodig bij te sturen.

Bestelproces op maat
Er moest een portaal worden gecreëerd, waarin alle gegevens direct konden worden ingevoerd. Dit om een eenduidige manier van werken mogelijk te maken. Samen met de medewerkers van Qlip ging 4PROCES aan de slag met een bestelportaal op maat. Een portaal dat klanten de mogelijkheid biedt hun monsters te bestellen en tevens de voor hen gegenereerde certificaten op te halen. Op deze manier zijn klanten in staat op ieder moment relevante informatie op te vragen. Voor de betrokken afdeling van Qlip betekent het dat er efficiënter gewerkt kan worden. Het proces is vereenvoudigd, waardoor het automatisch sneller verloopt.

Een snelle implementatie van het nieuwe systeem
Qlip koos ervoor een interne projectgroep op te richten. Op deze manier werd de kennis vanuit verschillende afdelingen samengebracht. Ondertussen werkte 4PROCES, in samenwerking met de ICT-afdeling van Qlip, aan de ontwikkeling en implementatie van het nieuwe systeem. De projectgroep was hier vanaf het begin af aan nauw bij betrokken. Zo kon de groep direct reageren op de implementatie, door middel van het stellen van vragen en het aandragen van nuttige aanvullingen. Dit stelde 4PROCES in staat de nieuwe softwaretoepassing in rap tempo door te ontwikkelen.

Een gebruiksvriendelijke toepassing voor iedereen
Het eindresultaat mocht er zijn! De nieuwe softwaretoepassing wordt beschouwd als zeer gebruiksvriendelijk en iedereen kan er, vanwege het eenvoudige karakter van de toepassing, snel mee aan de slag. “We hebben er een professionele dienst bij in de markt! En anderzijds alle informatie in een oogopslag, waardoor wij onze klanten sneller en beter kunnen begeleiden bij het gebruik van de monsters. Het systeem werkt snel en onze klanten vullen de applicatie ook aan, waardoor het voor ons als begeleiders ook weer eenvoudiger werkt”, aldus Bos.