Wat is een Document Management Systeem?
Binnen iedere organisatie vormen documenten de basis van een groot aantal activiteiten. Offertes, contracten, serviceovereenkomsten, arbeidscontracten en klantenopdrachten zijn essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. Deze documenten moeten zorgvuldig worden beheerd om de dagelijkse activiteiten soepel te laten verlopen. Om dit efficiënt te doen, maakt men gebruik van een Document Management Systeem (DMS).
DMS-Oplossing van 4PROCES
De DMS-applicatie van 4PROCES biedt jouw organisatie een gestructureerde manier om documenten digitaal op te slaan en te organiseren. Deze softwareoplossing op maat helpt niet alleen bij het ordenen, maar ook bij het beveiligen van cruciale informatie. Vanuit een gecentraliseerde opslag kunnen medewerkers toegang krijgen tot documenten, gebaseerd op vooraf ingestelde veiligheidsregels. Dit betekent dat informatie altijd beschikbaar is voor diegenen die deze nodig hebben, terwijl ongeautoriseerde toegang wordt voorkomen.
Diverse maatwerkoplossingen
Bij 4PROCES ontwikkelen we bedrijfssoftware voor diverse branches en vraagstukken en kijken we waar digitalisering mogelijk is. Dit betekent dat er meer mogelijk is naast DMS-oplossingen. Low-Code biedt eindeloos veel mogelijkheden, waardoor we ieder uniek proces kunnen automatiseren.
Voorraadbeheer
Voorraden inzichtelijk in kaart brengen? Onze maatwerk bedrijfssoftware biedt de oplossing voor logistieke en andere bedrijfsprocessen!
ERP-Systeem
Ontdek de voordelen van een maatwerk ERP-oplossing die naadloos integreert met je bedrijfsprocessen en zorgt voor meer efficiëntie.
Magazijnbeheer
Alle voorraden binnen het magazijn overzichtelijk in kaart brengen en nauwkeurig beheren? Onze magazijn software maakt het mogelijk.
Planning
Ontdek onze planning software op maat: een up-to-date en interactieve agenda voor medewerkers, machines en projecten.
Altijd recente informatie
Daarnaast biedt de softwareapplicatie versiebeheer, wat ervoor zorgt dat medewerkers altijd beschikken over de meest recente informatie. Eerdere versies kunnen eenvoudig worden teruggehaald indien nodig, wat bijzonder nuttig is wanneer documenten gedurende hun levenscyclus meerdere wijzigingen ondergaan. Door de mogelijkheid om terug te keren naar een eerdere versie, kunnen fouten worden gecorrigeerd en blijft de integriteit van de informatie behouden.
Efficiënte samenwerking
De workflow-toepassing binnen het DMS bevordert een efficiënte samenwerking tussen verschillende afdelingen. Dit omvat onder andere het automatiseren van goedkeuringsprocessen, waardoor procedures sneller kunnen verlopen. Goedkeuringsprocessen die voorheen dagen of weken konden duren, worden nu binnen enkele uren afgehandeld. Dit verhoogt niet alleen de snelheid van bedrijfsprocessen, maar ook de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid ervan.
Veilige gegevensbeheer
Op het gebied van beveiliging biedt het DMS-systeem een hoge mate van veiligheid. Door middel van gebruikersrollen en -rechten krijgen medewerkers alleen toegang tot de informatie die voor hen bestemd is. Dit voorkomt dat gevoelige informatie in de verkeerde handen valt en helpt bij het naleven van interne en externe regelgeving. Daarnaast zorgt een krachtige zoekmachine binnen het DMS, die gebruikmaakt van zoektermen en metadata, ervoor dat specifieke informatie snel kan worden teruggevonden. Dit bespaart tijd en verhoogt de productiviteit, aangezien medewerkers niet langer uren hoeven te zoeken naar benodigde documenten.
Volledige traceerbaarheid en transparantie
Ook ondersteunt het Document Management Systeem compliance en wet- en regelgeving met behulp van audit trails. Deze functionaliteit helpt jouw organisatie bij het voldoen aan wettelijke vereisten en documentbeheerstandaarden. Audit trails registreren alle wijzigingen en toegang tot documenten, wat zorgt voor een volledige traceerbaarheid en transparantie. Dit is van essentieel belang tijdens audits en bij het naleven van industriestandaards.
De voordelen van een Document Management Systeem
Veilige gegevensbeheer
Een veilige manier om jouw bedrijfsgegevens te beheren met het FileMaker platform. Functies zoals encryptie en beveiligingsmaatregelen.
Betrouwbare toegang
Altijd en overal toegang krijgen tot jouw databases, of je nu op kantoor bent, onderweg of thuis werkt.
Centrale database
Een centrale locatie voor jouw data, waardoor het eenvoudig is om gegevens te delen en te beheren.
Automatische back-ups en onderhoud
Automatiseer het proces van back-ups maken en onderhoud uitvoeren.
Waarom kiezen voor een DMS-applicatie?
Samengevat dragen al deze aspecten bij aan een efficiënte bedrijfsvoering, verhogen ze de productiviteit, en bieden ze de noodzakelijke beveiliging binnen jouw organisatie. Bovendien helpen ze bij het verlagen van operationele kosten. Door het elimineren van papierwerk, het verminderen van opslagkosten en het verhogen van de efficiëntie, kan jouw organisatie niet alleen veiliger, maar ook kostenefficiënter opereren. In een tijdperk waarin digitale transformatie essentieel is, biedt het DMS van 4PROCES de tools die nodig zijn om voorop te blijven lopen.
Ontdekken hoe we jou kunnen helpen?
Deze bedrijven gingen je al voor:
Succesverhalen
Onderstaande klanten gingen je voor en maken dagelijks gebruik van de oplossingen binnen de bedrijfssoftware van FileMaker Pro. Het resultaat? Tevreden medewerkers en klanten die weer volledig in control zijn.
Vervangen van
Excellijsten
met FileMaker
We deden het voor
Elburg Smit
Flexibiliteit en
gebruikersgemak
in FileMaker
We deden het voor
Broekhof Hout B.V.
Een DMS-oplossing van 4PROCES voor jouw organisatie
Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Kijk dan gerust eens bij onze
klantcases of neem contact met ons op.
Een oplossing voor elke branche
We delen graag een aantal van de projecten die we succesvol mochten opleveren. Je klant als ambassadeur, dat wil toch iedere ondernemer!
Benieuwd hoe een ERP-oplossing in jouw branche kan werken?
Informatiecentrum
Ons doel is om tijdsintensieve, risicovolle en repetitieve handmatige bedrijfsprocessen te automatiseren en digitalisering van processen te bevorderen. Hoe we dit doen? We vertellen je er graag meer over!
Hoe gaan we te werk?
We gaan graag in gesprek met de medewerkers, kijken rond op de werkvloer en stellen (kritische) vragen. De werkvloer is voor ons cruciaal, daar gebeurt het immers. Op basis van het complete beeld realiseren we onze oplossingen die naadloos jullie bedrijfsprocessen ondersteunen.
Hoe wordt Low-Code ingezet?
Wat zijn de voordelen van een eigen webportaal?
Een webportaal is voor relaties en medewerkers dé manier om met jouw bedrijf te communiceren. Het vormt als het ware de virtuele entree van je organisatie. Het is dan ook van groot belang dat het webportaal gebruiksvriendelijk is voor zowel medewerkers als klanten, dat het de juiste uitstraling heeft en dat het volledig aansluit op de diensten en processen binnen jouw organisatie. Hier helpen we je bij 4PROCES graag bij!
Hoe wordt FileMaker ingezet?
Om hoogwaardige applicaties op maat te bouwen gebruiken wij het welbekende softwareprogramma FileMaker. Met ons FileMaker platform automatiseren wij tijdsintensieve, risicovolle en vaak saaie handmatige bedrijfsprocessen. Zo maken we bedrijfsprocessen inzichtelijk en transparant voor iedereen binnen de organisatie en zorgen we ervoor dat informatie altijd up-to-date is. Zo is jouw bedrijf klaar voor de toekomst.
Binnen welke branches is 4PROCES actief?
Bij 4PROCES zijn we gespecialiseerd in de ontwikkeling van bedrijfssoftware op maat voor diverse branches. Of je nu actief bent in de logistiek, de bouw, de Agrosector of financiële dienstverlening, de informatie moet op orde zijn. Doordat we de software volledig op maat ontwikkelen, kunnen we inspelen op diverse branches en unieke behoeften.
Wat zijn de voordelen van maatwerk software?
Wil je meer informatie, laat het ons weten! →