Het is kwart voor vier. Een klant belt: gaat die order vandaag nog mee? Lijkt een simpele vraag, maar het antwoord staat verspreid over drie systemen, twee bestanden en een mailbox. In deze blog vertelt Tim van der Kroef, Claris FileMaker-ontwikkelaar en consultant bij 4PROCES, hoe informatie steeds verder verspreid raakt en wat je eraan doet zonder je hele boel om te gooien.
Hoe informatie zich langzaam verspreidt
Bij een nieuwe klant vroeg ik laatst om eens te laten zien welke stappen nodig zijn om een order te volgen. De planner keek eerst in het ordersysteem, toen in het voorraadsysteem en vervolgens in het planningssysteem. Die vertelden niet het hele verhaal, dus daarnaast opende hij een Excel met de leverafspraken en een lijstje met wat er die dag al verpakt was. De laatste wijziging van de klant stond in zijn mailbox. Drie systemen, twee bestanden en een mailbox, voor één simpele vraag: gaat dit vandaag nog mee?
Dat is natuurlijk niet hoe het proces ooit door iemand bedacht is. Het sluipt er langzaam in. Jan van de planning maakt een eigen overzicht in Excel, omdat dat sneller werkt. Fatima maakt een keer een 'tijdelijke' lijst en vergeet die later te verwijderen. Voor je het weet is iedereen eraan gewend.
Niemand doet iets verkeerds. Iedereen probeert het werk gedaan te krijgen met de mogelijkheden die er zijn. Maar zo staat dezelfde informatie op meerdere plekken en spreken die plekken elkaar soms tegen. De chauffeur staat al klaar, terwijl de order nog niet compleet is. Of je zegt voorraad toe die al voor een andere klant apart staat.
Waarom zoeken meer tijd kost dan je denkt
Dat zoeken lijkt onschuldig. Eén keer navragen, één keer een export maken, één keer bellen om te controleren welke informatie klopt. Los van elkaar kost het weinig tijd. Bij elkaar opgeteld loopt het flink op. Eén keer uitzoeken welke versie van een bestand klopt, is nog wel te overzien. Zodra het gaat over tientallen orders per dag, met een planner, iemand in het magazijn en iemand op kantoor die het los van elkaar natrekken, groeit zoeken uit tot een groot onderdeel van je week.
Van losse lijstjes naar één plek waar je werkt
De oplossing is niet nog een lijstje erbij en ook niet je hele boel omgooien en elk systeem de deur uit. Begin bij iets eenvoudigers. Bepaal eerst welke informatie leidend is en waar je een wijziging vastlegt. Breng die gegevens daarna samen in één werkbaar overzicht.
Eén plek betekent niet meteen één nieuw systeem. Vaak is het een werkscherm dat gegevens uit je bestaande systemen samenbrengt. De planner ziet welke stap klaar is, het magazijn ziet wat het nog moet verzamelen, en een wijziging leg je nog maar één keer vast. Zo kijkt iedereen naar hetzelfde actuele beeld.
En dat begint niet achter een bureau. Het begint op de vloer, bij de mensen die de order elke dag door hun handen laten gaan. Zij weten het beste waar het misloopt. Zo komt er op die vraag van kwart voor vier tenminste weer eens een snel antwoord, in plaats van een ellenlange zoektocht.
Loop deze week eens één order na, van binnenkomst tot verzending. Tel hoeveel plekken je nodig hebt om te weten wat de status is. Dan weet je genoeg.