Er komt een klacht binnen over een product. Dan wil je binnen een paar minuten weten welke grondstof, welke leverancier en welke batch erbij horen. Vaak begint dan het zoeken in mappen, mails en losse lijsten.
Tim van der Kroef, Claris FileMaker-ontwikkelaar en consultant bij 4PROCES, bouwt de systemen die dat zoeken overbodig maken. In deze blog geeft hij je tien vragen waarmee je zelf checkt of je traceerbaarheid echt sluit, van inkoop tot verpakking.
Loop deze tien vragen eens na
Als ik bij een productiebedrijf kijk of de traceerbaarheid klopt, loop ik deze tien vragen langs.
- Kun je van een verpakt product binnen een paar minuten terug naar de grondstoffen en de leveranciers?
- Kun je het ook omdraaien? Als er iets mis is met één binnengekomen batch, weet je dan meteen in welke producten en bij welke klanten die zit?
- Ligt elke stap vast, van inkoopbatch tot verpakkingsbatch, zonder dat er ergens een schakel alleen op papier staat of in iemands hoofd zit?
- Leg je informatie vast op het moment van handelen, of tikt iemand het later over?
- Hangen je controles, zoals temperatuur, metaal en CCP's, aan de juiste batch, of staan ze los in een map?
- Loopt alles door als degene die het overzicht heeft ziek is of vertrekt?
- Kun je bij een terugroepactie precies afbakenen welke batches het betreft, of moet je uit voorzorg veel te veel terugroepen?
- Klopt wat in het systeem staat met wat er fysiek in de hal ligt?
- Kun je een audit doorstaan zonder eerst dagenlang gegevens te verzamelen?
- Blijft je traceerbaarheid overeind als je meer producten, leveranciers of orders krijgt?
Wat je antwoorden je vertellen
Twijfel je bij een paar van deze vragen, dan zit er waarschijnlijk een gat in je keten dat je pas merkt als het misgaat. Elke vraag waarop je niet meteen ja zegt, is een plek waar een audit of een terugroepactie je onnodig veel tijd en stress kan kosten.
Loop de tien vragen deze week eens rustig na met je team. Waar je blijft haken, zie je meteen waar de keten lekt. Kom je op meer nee's uit dan je lief is? Daar denk ik graag een keer vrijblijvend met je mee.